Stralend stond ze bij de bos bloemen. Op de tafel lagen verder nog een reep chocolade, een muismat en een laptoptas met logo en een kaartje met daarop 2 dansende muizen tussen felgekleurde ballonnen. Welkom aan boord! Was de ondertitel van het LinkedIn bericht, geschreven door de communicatieadviseur van het IT-bedrijf waar ze zojuist was gestart.
Het ritueel van welkom heten flitst bij mij dagelijks in full color voorbij op mijn LinkedIn tijdlijn. En terecht, want welkom heten is een belangrijk ritueel binnen de onboarding van een nieuwe medewerker. Werkgevers zijn zich vaak zeer bewust van het belang van een goede start. En zeker voor de Gen X en Gen Z medewerkers, die met veel groter gemak hun baan opzeggen dan eerdere generaties wanneer deze geen match blijkt met hun waarden, verwachtingen of werk-privé balans.
Maar het systeem waar een nieuwe medewerker deel van wordt, heeft meer nodig dan de bloemen en de chocolade. De eerste zijn verwelkt na het weekend, de tweede is meestal dezelfde avond al soldaat gemaakt. En dan moet de verse aanwas zich gaan verhouden tot de collega’s, het team en de organisatie en met alles wat die organisatie meebrengt.
De vraag is dus: hoe kan je een nieuwe medewerker systemisch zo goed mogelijk onboarden? Hier volgen een drietal thema’s die van belang zijn. Het is raadzaam aan alle drie de thema’s aandacht te schenken, wil je daadwerkelijk een ‘goede’ systemische onboarding doen.
In contact met oorsprong en historie
Vertel over de oorsprong en historie van de organisatie en van het team. Misschien is de oprichter nog wel actief binnen het bedrijf. Dan kan deze mooi een aantal war stories van het eerste uur delen. En iets vertellen over het waarom van de oprichting. Vergeet ook niet de nare en minder succesvolle gebeurtenissen te memoreren, want die horen en ook bij. Op deze manier komt de nieuwe medewerker in contact met de wortels van de organisatie. En is het gemakkelijker om de cultuur die je dagelijks op de werkvloer tegenkomt, te koppelen aan die verhalen van vroeger. Wel is onze ervaring dat dit met aandacht gebeurt. Zorg dat je iemand in het bedrijf vraagt die mooie verhalen kan vertellen. Iemand die (vooral) de trots van het verleden meebrengt. En bedenk welke symbolen allemaal belangrijk waren en belangrijk zijn voor de organisatie. Een grondsteen, een foto of ander symbool voor de oorsprong van het bedrijf.
Een welkom voor de achtergrond
Een tweede belangrijk element van onboarding is het daadwerkelijk welkom heten van de nieuwe medewerker en diens achtergrond, voorbij de bos bloemen en de chocolade. Hier gaat het bijvoorbeeld over kennis en kunde, over iemands persoonlijkheid en ook over alles dat voortkomt uit het familiesysteem van de nieuwe medewerker: afkomst, waarden en religie om er een aantal te noemen. Een manier om dit te doen is om in de kennismakingsgesprekken met collega’s meer de diepte in te gaan. Vraag naar hoe en waar de ander is opgegroeid. Vraag naar hoe bepaalde waarden zijn ontstaan. Vraag naar verhalen en naar achtergrond. Door op deze manier met elkaar uit te wisselen wordt de band tussen collega’s meer dan een professionele uitwisseling. De ander voelt zich gezien en welkom met alles wat hij meebrengt de nieuwe organisatie in. Overigens, dit vraagt uiteraard wel een nieuwsgierige en open grondhouding van de bestaande collega’s. En ook hier vraagt dit een doordacht en doorleefd ritueel. Bedenk hoe je een dergelijke bijeenkomst noemt en welke plek zich goed leent hiervoor.
TL: Bij mijn vorige werkgever werd er bij kennismakingsgesprekken steevast een rondje gewandeld langs de bolwerken in Utrecht centrum. En de uitnodiging waar het gesprek bijna altijd mee begon was: vertel eens over je nest. Ikzelf merkte die eerste weken dat vooral deze gesprekken mij enorm hielpen me welkom, gezien en geaccepteerd te voelen. Met alles wat ik in mijn rugzak meenam.
De plek
En als derde is het van belang om de plek vrij te maken die de nieuwe medewerker in gaat nemen. Dat kan met een klein ritueel dat je bijvoorbeeld tijdens een teamvergadering houdt. Dit welkom bestaat uit drie erkennende zinnen, die het team of de teamleider hardop uit kan spreken (bron: Systemisch adviseren, Kaat & de Kroon):
Welkom. Deze plek is nu voor jou.
Vóór jou nam iemand anders deze plek in. Het zal even wennen zijn voor ons dat jij deze plek nu inneemt.
Deze plek kent een historie, graag vertellen we je daar meer over.
Of als een van de zinnen niet past, formuleer de zin die wél past bij de plek.
Onze ervaring is dat dit laatste ritueel wat ongemakkelijk of vreemd kan voelen om zo uit te spreken. Toch is het goed om bijvoorbeeld tijdens de teamvergadering dit punt gewoon te agenderen en voorbij het mogelijke ongemak te kijken. Zo kan je bij de tweede zin de verwachtingen met bestaande collega's afstemmen. Wat wordt er precies wennen voor jou? Wat zijn je verwachtingen? En bij de derde zin kan meteen de brug gemaakt worden naar de historie. Ook hier is het belangrijk zoveel mogelijk teamleden te betrekken om het palet aan verhalen zo compleet mogelijk te maken.
Door op een dergelijke manier aandacht te besteden aan het laten landen en het welkom heten van nieuwe medewerkers, vergroot je de verbinding van de organisatie en het team met de nieuwe collega.
En wie weet is de tweede bos bloemen en reep chocolade er eentje voor het 5-jarig jubileum.